KLAUZULA INFORMACYJNA

ogólna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/W – ogólne rozporządzenie o ochronie danych, informujemy, iż:

Administratorem danych osobowych jest Wójt Gminy w Płużnicy mający swoją siedzibę: Płużnica 60; 87-214 Płużnica  tel.: 56 6875200  adres e-mail sekretariat@pluznica.pl.

Do kontaktów w sprawie ochrony twoich danych osobowych został powołany inspektor ochrony danych – Robert Bagiński, z którym możesz kontaktować się wysyłając e-mail na adres: iod@pluznica.pl.

1. Twoje dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:

1) art. 6 ust. 1 lit c  RODO w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących  na administratorze wynikające z zadań określonych w przepisach szczególnych jakim jest w szczególności ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. 2018 poz. 994), która nakłada na Gminę zgodnie z art. 7 ust. 1 obowiązek zaspokajanie zbiorowych potrzeb mieszkańców oraz osób przebywających na terenie gminy. Działaniami takimi jest np.: wydania decyzji administracyjnej, postanowienia lub zaświadczenia itp. 

2) art. 6 ust. lit. b RODO w celu zawarcia i wykonania umowy,

3) art. 6 ust. 1 lit. d RODO kiedy przetwarzanie danych osobowych  jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, np.: kiedy osoba nie może sama podjąć działania, a w jej dobrze pojętym interesie konieczne jest przetwarzanie jej danych lub kiedy nie wie, że jest do czegoś uprawniona,  

4) art. 6 ust. 1 lit e RODO, kiedy dane są niezbędne do wykonywania zadań realizowanym przez administratora w interesie publicznym. Przetwarzanie danych osobowych jednakże musi mieć tu także swoje oparcie w ustawach na podstawie, których działa administrator, są to np.: przedsięwzięcia o charakterze kulturalnym, sportowym, rekreacyjnym, ale też ochrona zdrowia o oświata.  

5) art. 6 ust. 1 lit a RODO na podstawie zgody. Zgoda jest wymagana, gdy uprawnienie do przetwarzania danych osobowych nie wynika wprost z przepisów prawa, np. podanie nr telefonu, adresu e-mail.

2. Twoje dane osobowe administrator może ujawniać odbiorcom, którymi są m.in.: podmioty świadczące usługi telekomunikacyjne, pocztowe, bankowe, ubezpieczeniowe, jednostki organizacyjne administratora, które będą realizować jego ustawowe zadania, sądy, organy ścigania, podatkowe, notariusze, radcowie prawni,  podmioty kontrolujące administratora  oraz inne podmioty uprawnione do uzyskania Twoich danych osobowych, ale wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów. Twoja dane osobowe także będą ujawnione pracownikom i współpracownikom administratora w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nich obowiązków. Twoje dane osobowe możemy także przekazywać podmiotom, które przetwarzają je na zlecenie administratora tzw. podmiotom przetwarzającym, są nimi np.: podmioty świadczące usługi informatyczne oraz inne wykonujące wyspecjalizowane usługi, jednakże przekazanie Twoich danych nastąpić może tylko wtedy, gdy zapewnią one odpowiednią ochronę Twoich praw. 
3. Twoje dane osobowe przetwarzane będą do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania, w tym również przez okres przewidziany w przepisach dotyczących przechowywania i archiwizacji dokumentacji  i tak:

1) od 5 do 10 lat od dnia wykonania ostatniej czynności związanej z przetwarzaniem danych osobowych,  w zależności jednak tego czego dotyczyła czynność np.: decyzje, postanowienia, rozpatrzenie skargi, dokumentacja finansowa,  wykonywanie umów i inne, 

2) do przedawnienia roszczeń, 

3) w zakresie danych, gdzie wyraziłeś zgodę na ich przetwarzanie, do czasu cofnięcie zgody, nie dłużej jednak niż do czasu, do czasu wskazanego w ppkt. 1. 

4) natomiast inna dokumentacja m.in. np. uchwały, protokoły posiedzeń zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa RM z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67 z późn. zm.)  są materiałem archiwalnym przechowywanym wieczyście.

4. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora masz prawo do:

1) dostępu do treści danych  na podstawie art. 15 RODO;

2) sprostowania danych na podstawie art. 16 RODO;

3) usunięcia danych na podstawie art. 17 RODO jeżeli:

1. a) wycofasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych;
2. b) dane osobowe przestaną być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane;
3. c) dane są przetwarzane niezgodnie z prawem;

4) ograniczenia przetwarzania danych  na podstawie art. 18 RODO jeżeli:

1. a) osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych;
2. b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
3. c) administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
4. d) osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;
5. e) wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania nie wpływa na tok i przebieg postepowania.

5) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie art. 21 RODO, wobec przetwarzania danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e RODO;

6) cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie danych dokonywane przez administratora  przed jej cofnięciem.

5. Podanie Twoich danych:

1) jest wymogiem ustawy na podstawie, których działa administrator. Jeżeli odmówisz podania Twoich danych lub podasz nieprawidłowe dane, administrator nie będzie mógł zrealizować celu do jakiego zobowiązują go przepisy prawa,

2) jest warunkiem zawarcia umowy. Jeżeli nie podasz nam swoich danych osobowych nie będziemy mogli zawrzeć i realizować  z Tobą umowy,

3) jest  dobrowolne i odbywa się na podstawie Twojej zgody, która może być cofnięta w dowolnym momencie

6. Przysługuje Ci także skarga do organu do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznasz, iż przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
7. Twoje dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
8. Administrator nie przekazuje danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.

KLAUZULA INFORMACYJNA

obsługa korespondencji przy użyciu poczty elektronicznej oraz elektronicznej skrzynki podawczej (e-PUAP i e-doręczenia)

Niniejszym realizujemy obowiązek informacyjny zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE  – zwanego dalej jako RODO, informujemy, iż:

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych i danych osobowych?

Administratorem danych osobowych będzie Wójt Gminy Płużnica. Możesz się z nim kontaktowaćn w następujący sposób: listownie na adres siedziby: Urząd Gminy w Płużnicy, Płużnica 60, 87-214 Płużnica, e-mail: sekretariat@pluznica.pl, telefonicznie 530687817

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych?

Napisz do wyznaczonego przez administratora inspektora danych osobowych. Oto jego dane kontaktowe: e-mail: iod@pluznica.pl .

Skąd mamy dane?

Otrzymaliśmy je od Ciebie, kiedy przesłałeś do nas korespondencję za pomocą poczty elektronicznej, jest to tzw. działanie wyraźnie potwierdzające lub za pomocą profilu zaufanego e-PUAP lub poprzez skrzynkę e-doręczeń.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

Twoje dane osobowe zawarte w korespondencji  administrator przetwarza na podstawie:

• 6 ust. lit. c) RODO w związku ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne w celu wykonania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z przesłaną do administratora korespondencją przy użyciu profilu zaufanego e-PUAP,
• 6 ust. 1 lit c) RODO w związku z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych w celu wykonania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z przesłaną do administratora korespondencją przy użyciu skrzynki e-doręczeń,
• 6 ust. 1 lit c) w zw. art. 38 ust. 4  rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE w celu nawiązania kontaktu z inspektorem ochrony danych w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz  udzielaniem odpowiedzi na przesłane  pytania,
• 6 ust. 1 lit e) RODO, kiedy dane są niezbędne do wykonywania zadań realizowanych przez administratora w interesie publicznym lub sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi w celu wykonania zadań określonych w przepisach szczególnych,
• 6 ust. 1 lit a RODO na podstawie zgody. Zgoda jest wymagana, gdy uprawnienie do przetwarzania danych osobowych nie wynika wprost z przepisów prawa, a przekażesz administratorowi z własnej inicjatywy więcej danych niż jest to konieczne dla załatwienia Twojej sprawy jest to tzw. działanie wyraźnie potwierdzające, także w przypadku gdy prześlesz wiadomość na adresy poczty elektronicznej używane przez administratora.

Czy musisz podać nam dane osobowe?

Podanie danych osobowych jest konieczne do załatwienia Twojej sprawy i administrator realizując swój obowiązek wynikający z przepisów prawa jest uprawniony do żądania od Ciebie danych osobowych. Jeśli z jakiegoś powodu nie podasz tych danych osobowych lub dane te będą niepełne lub błędne administrator nie będzie mógł zrealizować Twojej prośby.

Podanie danych osobowych przetwarzanych  na podstawie Twojej zgody jest dobrowolne, ale jeśli ich nie podasz administrator może mieć problem ze skutecznym skomunikowaniem się z Tobą w sprawie, o której korespondowałeś.

Jakie masz uprawnienia wobec administratora w zakresie przetwarzania danych?

Administrator gwarantuje przestrzeganie następujących praw, które Ci przysługują:

• dostęp do danych osobowych,
• sprostowanie danych osobowych,
• żądanie usunięcia danych jeśli wycofasz zgodę na ich przetwarzanie lub uznasz, że Twoje dane przestały być nam niezbędne do celu, w którym zostały zabrane,
• ograniczenie przetwarzania jeśli uznasz, że przetwarzanie jest niezgodne z prawem lub uznasz, że administrator nie potrzebuje już danych osobowych,
• wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
• cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Masz także prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez administratora danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe udostępniamy wyłącznie odbiorcom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa, takimi podmiotami mogą być np. podmioty świadczące usługi pocztowe, telekomunikacyjne oraz inne podmioty publiczne, gdy istnieje do tego  stosowna podstawa prawna i faktyczna.

Dane będą również ujawnione pracownikom i współpracownikom administratora w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nich obowiązków.

Twoje dane mogą zostać przekazane także podmiotom, które przetwarzają je na zlecenie administratora tzw. podmiotom przetwarzającym są nimi m.in. podmioty świadczące usługi informatyczne i inne, jednakże przekazanie danych nastąpić może tylko wtedy, gdy zapewnią one odpowiednią ochronę Twoich praw.

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Administrator będzie przechowywał  Twoje dane osobowe przez następujący okres:

• w zakresie danych, gdzie wyraziłeś zgodę na ich przetwarzanie, do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej jednak niż 3 lata od ostatniego kontaktu drogą elektroniczną z administratorem,
• 5 lat w sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych dotyczyło spraw związanych z udzielaniem odpowiedzi na przesłane pytania przez Inspektora Ochrony Danych,
• w pozostałych przypadkach, gdy treść Twojej wiadomości była podstawą do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów szczególnych o zakresie, sposobie i zasadach przetwarzania tych danych zostaniesz poinformowany odrębnie

Czy przekazujemy dane do Państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?

Administrator nie przewiduje przekazania Twoich  danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Czy Twoje dane osobowe i dane osobowe kandydata podlegają procesowi automatycznego podejmowania decyzji  (w tym profilowania) w sposób wpływający na Twoje prawa?

Administrator nie przetwarza danych osobowych w sposób zautomatyzowany, prowadzący do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym decyzji opartych na profilowaniu.